Informationen für Geschäftskunden

Auftragsverarbeitung (AVV)

Datenschutz in der Zusammenarbeit mit Umsatz Profis

Bei Vertriebsberatung, CRM-Optimierung und operativen Dienstleistungen können personenbezogene Daten verarbeitet werden. Hier erfahren Sie, wann eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erforderlich ist und wie die Anforderungen für Ihr Projekt festgelegt werden.

Wann ist eine AVV erforderlich?

Eine AVV ist erforderlich, wenn Sales Consulting LLC personenbezogene Daten für Ihr Unternehmen und nach dessen dokumentierten Weisungen verarbeitet. Das kann beispielsweise folgende beauftragte Tätigkeiten betreffen:

• Einrichtung, Pflege oder Optimierung eines CRM mit Kunden-, Interessenten- oder Kontaktdaten;
• Auswertung rechtmäßig erstellter Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte;
• personenbezogenes Vertriebsreporting, Performance-Tracking und Automationen.

Reine Strategieberatung ohne eine solche Verarbeitung löst für sich genommen keine AVV-Pflicht aus. Tatsächlich anonymisierte Daten sind von personenbezogenen Daten zu unterscheiden; eine bloße Ersetzung von Namen durch Kennnummern reicht für eine Anonymisierung regelmäßig nicht aus.

Die Rollen werden für die jeweilige Tätigkeit anhand der tatsächlichen Aufgaben bestimmt. Bei eigener Kandidatensuche, einer Jobbörse oder anderen eigenständig bestimmten Verarbeitungszwecken kann eine eigene Verantwortlichkeit bestehen. Bei gemeinsamer Festlegung von Zwecken und wesentlichen Mitteln ist gegebenenfalls eine Vereinbarung nach Artikel 26 DSGVO erforderlich.

Was wird für das Projekt festgelegt?

Die AVV und ihre Anlagen müssen die tatsächliche Zusammenarbeit abbilden. Dazu gehören insbesondere:

• Vertragsparteien, Ansprechpartner, Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung;
• betroffene Personengruppen und Datenarten sowie die eingesetzten Systeme, Zugriffe und Verarbeitungsorte;
• dokumentierte Weisungen, Vertraulichkeit und die Rechte und Pflichten des Auftraggebers;
• geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere zu Berechtigungen, Übertragung, Datensicherung und Zugriffsschutz;
• eingesetzte Unterauftragsverarbeiter und die erforderlichen Genehmigungs- und Änderungsverfahren;
• Unterstützung bei Betroffenenrechten, Datenschutzverletzungen und erforderlichen Datenschutz-Folgenabschätzungen;
• Nachweis- und Kontrollrechte sowie Rückgabe oder Löschung der Daten nach Auftragsende unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Internationale Kunden und Datenübermittlungen

Für Kunden aus Deutschland, Zypern und anderen EU-Mitgliedstaaten gelten die einschlägigen Anforderungen der DSGVO. Eine Wahl des Vertragsrechts hebt diese Anforderungen nicht auf.

Vertragspartner von Umsatz Profis ist die Sales Consulting LLC mit Sitz in Wyoming, USA. Deshalb sind die tatsächlichen Datenflüsse, Empfänger und Zugriffsmöglichkeiten einschließlich eingesetzter Dienstleister vor Projektbeginn zu prüfen. Werden personenbezogene Daten einem Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums zugänglich gemacht, sind zusätzlich die anwendbaren Voraussetzungen der Artikel 44 ff. DSGVO einzuhalten. Ein Serverstandort innerhalb der EU genügt allein nicht als Nachweis.

Je nach Konstellation kommen ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien, etwa anwendbare EU-Standardvertragsklauseln mit ausgefüllten Anlagen, in Betracht. Soweit erforderlich, sind die Bedingungen der Übermittlung zu bewerten und zusätzliche Schutzmaßnahmen umzusetzen. Welche Grundlage trägt, muss für die tatsächlichen Empfänger und Verarbeitungen nachgewiesen werden; diese Seite bestätigt keine Zertifizierung oder bereits abgeschlossene Transfervereinbarung.

Gesprächsaufzeichnungen, Mitarbeiterdaten und KI

Für Gesprächsaufzeichnungen und personenbezogene Leistungsanalysen sind die jeweilige Rechtsgrundlage, notwendige Informationen und gegebenenfalls Einwilligungen sowie anwendbare Beschäftigtenrechte vorab zu klären. Eine AVV allein erlaubt weder eine Aufnahme noch jede spätere Auswertung.

Wenn KI-Systeme eingesetzt werden sollen, sind Zweck, Anbieter, Datenumfang, Zugriffe und gegebenenfalls Unterauftragsverarbeitung und Drittlandübermittlungen vorab festzulegen. Dabei sind die jeweils anwendbaren Datenschutzvorschriften und KI-Regelungen einzuhalten. Eine allgemeine Beauftragung erlaubt keine beliebige Weitergabe von Kundendaten oder Verwendung zum Training fremder KI-Modelle.

So stimmen wir die Unterlagen ab

1. Projekt beschreiben: Teilen Sie uns die beauftragten Tätigkeiten, vorgesehenen Systeme und benötigten Zugriffe mit.
2. Rollen und Datenflüsse klären: Auftraggeber und Sales Consulting LLC stimmen die tatsächliche Verarbeitung, Dienstleister, Sicherheitsmaßnahmen und gegebenenfalls internationale Übermittlungen ab.
3. Vereinbarung abschließen: Die erforderliche AVV und gegebenenfalls ergänzende Transferregelungen werden vor Beginn der betreffenden Verarbeitung verbindlich vereinbart. Eine elektronische Vereinbarung ist möglich.

Bitte senden Sie für die erste Abstimmung nur eine Beschreibung des Projekts. Zugangsdaten, CRM-Exporte, Bewerbungsunterlagen und Gesprächsaufzeichnungen gehören nicht in eine ungesicherte E-Mail.

Kontakt und Vertragspartner

Umsatz Profis · Sales Consulting LLC
30 N Gould St Ste N
Sheridan, WY 82801, USA
Vertreten durch Edgar Knak

Projekt- und Vertragsabstimmung: consulting@umsatz-profis.de
Support: support@umsatz-profis.de