Die Telefonakquise im B2B und B2C-Bereich – Beispiele und Tipps

Die Telefonakquise zählt nach wie vor zu einer der effektivsten Methoden, um direkt mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten. Während digitale Marketingkanäle wie Social Media, E-Mail oder Ads oft eine gewisse Distanz zum Kunden schaffen, ermöglicht dir die diese Form der Akquise ein unmittelbares Gespräch auf Augenhöhe. Du kannst Fragen stellen, Einwände direkt klären und vor allem: Vertrauen aufbauen. Gerade im persönlichen Gespräch hast du die Möglichkeit, dein Angebot individuell zuzuschneiden– ein klarer Vorteil gegenüber automatisierten Maßnahmen.

Als Unternehmer stehst du vor der Herausforderung, neue Kunden zu gewinnen und dein Geschäft weiter auszubauen. Zeit und Budget sind oft begrenzt – umso wichtiger ist es, auf Strategien zu setzen, die gezielt wirken. Genau hier kommt die Telefonakquise ins Spiel: Du erreichst deine Zielgruppe ohne Umwege, kannst qualifizieren, selektieren und direkte Reaktionen einholen. Kein Warten, kein Rätselraten, sondern sofortige Rückmeldung aus erster Hand.

Doch wie so oft liegt der Teufel im Detail. Was ist bei der Telefonakquise eigentlich erlaubt? Welche gesetzlichen Vorgaben musst du beachten? Und wie unterscheidet sich die Akquise bei Geschäftskunden (B2B) im Vergleich zu Privatkunden (B2C)? Hier erfährst du mehr.

Unterschied zwischen Kaltakquise und Warmakquise

Wenn du Telefonakquise betreibst, solltest du klar zwischen Kaltakquise und Warmakquise unterscheiden können. Beide Formen verfolgen dasselbe Ziel – Neukundenakquise –, unterscheiden sich aber im Ausgangspunkt der Kundenbeziehung.

Die Kaltakquise bezeichnet den Erstkontakt zu Personen oder Unternehmen, zu denen bisher keinerlei Beziehung bestand. Der Gesprächspartner kennt dich und dein Unternehmen wahrscheinlich nicht, außer dass er vielleicht schon einmal davon gehört hat – du trittst also völlig „kalt“ an ihn heran. Besonders im B2B-Bereich ist die Kaltakquise erlaubt, sofern ein mutmaßliches geschäftliches Interesse besteht. Im B2C-Bereich hingegen ist sie nur mit ausdrücklicher Einwilligung zulässig. Kaltakquise erfordert eine besonders gute Vorbereitung, eine klare Nutzenargumentation und Fingerspitzengefühl im Gespräch – denn Ablehnung gehört hier zum Alltag. Gleichzeitig liegt in der Kaltakquise enormes Potenzial, um neue Märkte zu erschließen und gezielt Entscheider zu erreichen.

Die Warmakquise beginnt dort, wo bereits ein erster Kontakt stattgefunden hat. Das kann eine frühere Anfrage, eine Newsletter-Anmeldung, ein Messegespräch oder ein vorheriger Kauf sein. Dein Gesprächspartner kennt dich bereits oder hat Interesse an deinem Angebot gezeigt – dadurch ist der Einstieg ins Gespräch deutlich einfacher. Die Telefonakquise in Form der Warmakquise bietet oft eine höhere Erfolgsquote, da du auf bestehendem Vertrauen aufbaust. Sie ist effizienter, persönlicher und oft näher am Verkaufsabschluss als die Kaltakquise.

Für dich als Unternehmer bedeutet das: Kaltakquise eignet sich, wenn du aktiv neue Zielgruppen erschließen willst oder noch keinen Kontakt zur Zielperson hattest. Warmakquise ist ideal, um bestehende Leads weiterzuentwickeln, Interesse zu vertiefen und Nachfassaktionen durchzuführen. Beide Varianten der Telefonakquise haben ihre Berechtigung – wichtig ist, dass du sie bewusst einsetzt und auf die jeweilige Situation deines Gesprächspartners abgestimmt vorgehst.

Telefonakquise im B2B vs. B2C – wo liegt der Unterschied?

Die Telefonakquise im B2B-Bereich unterscheidet sich vom B2C-Bereich – nicht nur rechtlich, sondern auch strategisch, kommunikativ und in Bezug auf die Zielgruppenstruktur. Wenn du als Unternehmer beide Felder bedienen willst oder dich bewusst auf eines fokussierst, solltest du die Unterschiede genau kennen. Nur so gestaltest du deine Telefonakquise wirkungsvoll.

Rechtlicher Rahmen

• B2B: Du bzw. dein Vertrieb dürfen andere Unternehmen, Freiberufler oder Selbstständige telefonisch kontaktieren, wenn dein Angebot mutmaßlich geschäftlich relevant ist. Das heißt: Wenn ein sachlicher Zusammenhang zwischen deiner Dienstleistung und dem Unternehmen besteht, ist der Anruf in der Regel erlaubt.
• B2C: Hier gelten deutlich strengere Regeln. Verbraucher dürfen nur dann telefonisch kontaktiert werden, wenn sie zuvor ausdrücklich in die Telefonakquise eingewilligt haben, etwa über ein Online-Formular oder einen Vertrag. Ohne diese Einwilligung ist der Anruf wettbewerbswidrig und kann abgemahnt werden.

Gesprächspartner & Entscheidungswege

• B2B: Du sprichst meist mit Fachkräften, Teamleitern oder Entscheidungsträgern. Diese denken wirtschaftlich, interessieren sich für Effizienz, Skalierung oder Einsparpotenziale. Der Entscheidungsprozess ist oft rational, aber auch komplex – mehrere Personen sind involviert.
• B2C: Hier sprichst du direkt mit Endverbrauchern, die emotionaler entscheiden. Sympathie, Preis-Leistung, persönliche Vorteile und Vertrauen spielen eine viel größere Rolle. Der Entscheidungsweg ist kürzer, aber auch impulsiver.

Ton & Sprache

• B2B: Die Kommunikation ist meist sachlich, lösungsorientiert und zielgerichtet. Hier zählt der Business-Nutzen deines Angebots – Zahlen, Fakten und Fallstudien können den Ausschlag geben.
• B2C: Die Ansprache sollte persönlicher, emotionaler und unkomplizierter sein. Der Kunde muss sich abgeholt fühlen, der Nutzen sollte sofort verständlich sein.

Verkaufszyklus

• B2B: Der Verkaufszyklus ist oft länger. Es braucht mehrere Kontaktpunkte, Entscheiderrunden und häufig eine Angebots- oder Demo-Phase. Hier ist Follow-up besonders wichtig.
• B2C: Die Entscheidungen fallen schneller – oft direkt im Gespräch oder innerhalb weniger Tage. Deshalb zählt der erste Eindruck umso mehr.

Chancen & Risiken

• B2B: Die Telefonakquise bietet hier großes Potenzial, da du rechtlich mehr Freiheiten hast. Gleichzeitig sind die Hürden höher. Entscheider zu erreichen braucht Geduld und Strategie.
• B2C:Die vorherige Zustimmung zu benötigen, schränkt den Einsatz stark ein. Hast du diese Einwilligung aber, kannst du schnell abschließen und direkt verkaufen.

Für dich als Unternehmer bedeutet das: Setze die Telefonakquise im B2B-Umfeld strategisch und strukturiert ein. Nutze sie, um nachhaltige Kundenbeziehungen aufzubauen, Netzwerke zu erweitern und Lösungen dort zu platzieren, wo sie gebraucht werden. Im B2C-Bereich hingegen solltest du vor allem darauf achten, dass du sauber permission-based arbeitest – also nur dort anrufst, wo eine klare Einwilligung vorliegt. So bleibst du rechtlich sicher und stärkst gleichzeitig das Vertrauen deiner Zielgruppe.

Schritt-für-Schritt die Telefonakquise erfolgreich umsetzen

Zielgruppe definieren

Der erste und wichtigste Schritt der Telefonakquise ist eine klare Definition deiner Zielgruppe. Wen möchtest du erreichen? Welche Branche, Unternehmensgröße, geografische Region oder Entscheiderfunktion ist für dein Angebot relevant? Je präziser du deine Wunschkunden beschreibst, desto erfolgreicher wird deine Telefonakquise. Denn: Du willst nicht irgendwen anrufen – du willst die richtigen Gesprächspartner erreichen.

Telefonliste erstellen

Auf Basis deiner Zielgruppendefinition erstellst du nun eine qualifizierte Telefonliste. Nutze dazu öffentliche Verzeichnisse, Branchenportale, LinkedIn oder Unternehmenswebsites. Achte darauf, nicht nur die Telefonnummer, sondern auch den Namen und die Position des Ansprechpartners zu erfassen. So vermeidest du Umwege über die Zentrale und wirkst von Anfang an professionell. Eine gute Vorbereitung spart Zeit – und steigert deine Erfolgsquote in der Telefonakquise.

Gesprächsleitfaden erstellen

Ein strukturierter Gesprächsleitfaden hilft dir, während deiner Telefonakquise souverän aufzutreten, das Gespräch zielgerichtet zu führen und typische Einwände schlagfertig zu behandeln. Der Leitfaden sollte nicht ausformuliert sein wie ein Skript, sondern dir einen klaren roten Faden geben: Begrüßung, Gesprächseinstieg, Nutzenargumentation, Fragen, Einwandbehandlung, Abschluss. So bleibst du flexibel, authentisch und kannst auf jeden Gesprächsverlauf individuell eingehen.

Anruf durchführen

Jetzt wird’s konkret: Im Outbound-Sales greifst du zum Hörer. Der erste Eindruck zählt, weshalb du dich klar, freundlich und mit einer positiven Energie vorstellen solltest. Nenne direkt den Grund deines Anrufs und schaffe einen Mehrwert für deinen Gesprächspartner. Ziel in dieser Phase ist es, Interesse zu wecken. Du musst noch nichts verkaufen, hier geht es erst einmal nur um Beziehung und Relevanz.

Bedarf analysieren

Eine gute Telefonakquise lebt vom Zuhören. Stelle gezielte Fragen, um herauszufinden, ob dein Gegenüber einen konkreten Bedarf hat und wo du mit deinem Angebot einen echten Mehrwert liefern kannst. Die besten Verkäufer sind nicht die besten Redner, sondern die aufmerksamsten Zuhörer. Wenn du den Bedarf sauber analysierst, kannst du im nächsten Schritt präzise darauf eingehen.

Termin vereinbaren oder Angebot senden

Wenn dein Angebot passt, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um den nächsten Schritt zu initiieren – sei es ein persönliches Beratungsgespräch, ein Videocall oder ein konkretes Angebot per E-Mail. Wichtig: Formuliere klar, was du vorschlägst, und hole eine Zustimmung ein. So machst du aus einem interessierten Gesprächspartner einen echten Lead.

Nachfassen

Viele Verkäufe scheitern nicht an mangelndem Interesse, sondern daran, dass das Nachfassen vernachlässigt wird. Wenn du ein Angebot geschickt oder ein Gespräch geführt hast, plane unbedingt eine Follow-up-Phase ein. Bleib dran, auch wenn du zunächst keine Rückmeldung bekommst. Eine freundliche Nachfrage signalisiert Engagement und kann genau der Anstoß sein, den dein potenzieller Kunde noch braucht.

Tipps für eine erfolgreiche Telefonakquise

Sei vorbereitet

Eine erfolgreiche Telefonakquise beginnt lange vor dem ersten Anruf. Informiere dich gründlich über die Zielgruppe: Welche Herausforderungen haben sie? Welche Sprache sprechen sie? Welche Lösungen haben sie bisher genutzt? Je besser du vorbereitet bist, desto gezielter kannst du kommunizieren und desto größer ist die Chance, Vertrauen aufzubauen. Vorbereitung zeigt Respekt und Professionalität – zwei Schlüsselwerte in der Akquise.

Sprich selbstbewusst

Deine Stimme ist dein stärkstes Werkzeug am Telefon. In der Telefonakquise zählt der Ton mindestens genauso viel wie der Inhalt. Sprich klar, ruhig, freundlich und mit Überzeugung. Wenn du selbst nicht an dein Angebot glaubst, warum sollte es dein Gesprächspartner tun? Ein selbstbewusster Auftritt signalisiert Kompetenz, Sicherheit und Glaubwürdigkeit; selbst bei einem kalten Erstkontakt.

Höre aktiv zu

Gute Telefonakquise ist keine Einbahnstraße. Es geht nicht nur darum, dein Angebot zu präsentieren – sondern vor allem darum, den Bedarf deines Gesprächspartners zu erkennen. Zeige echtes Interesse. Wiederhole wichtige Aussagen deines Gegenübers in eigenen Worten und stelle gezielte Rückfragen. So entsteht ein echter Dialog – und du wirst als Berater wahrgenommen, nicht als Verkäufer.

Vermeide einen Call voller Monologe

Niemand mag es, zugelabert zu werden. Achte deshalb darauf, einen Dialog im Gespräch aufzubauen. Stelle Fragen, schaffe Gesprächspausen und gib deinem Gegenüber Raum zur Beteiligung. Ein Monolog führt schnell zur Ablehnung. Ein echter Dialog hingegen fördert Vertrauen, Interesse und öffnet Türen für weitere Schritte in der Telefonakquise.

Bleibe im Verkaufsgespräch hartnäckig, aber höflich

Absagen gehören zur Telefonakquise dazu. Wichtig ist, wie du damit umgehst. Lass dich nicht entmutigen. Oft ist ein Nein nur ein Nicht jetzt. Bleibe höflich, professionell und achte auf ein gutes Timing beim Nachfassen. Wer respektvoll dranbleibt, zeigt Engagement – und wird oft positiv erinnert, wenn der Bedarf später entsteht.

Dokumentiere alles

Erfolgreiche Telefonakquise basiert auf Struktur und Nachverfolgung. Notiere dir Gesprächsverläufe, Einwände, Bedürfnisse und vereinbarte Folgeaktionen direkt nach jedem Anruf. Nutze dafür ein CRM-System oder eine einfache Akquise-Tabelle. So kannst du nachfassen und auf bereits Gesagtes eingehen, was enorm professionell wirkt und die Abschlussquote steigert.